Les outils et méthodes au service des adhérents

Réinventer l'agir ensemble avec les outils collaboratifs numériques

Cette formation présente méthodes et outils pour apprendre à coopérer en utilisant le numérique et de nouvelles approches de gestion de projets. Elle s’adresse aux s’adresse aux personnes qui souhaitent améliorer le travail collaboratif dans leurs projets à l’aide du numérique, découvrir ou approfondir l’animation de réseau, tester et choisir les outils numériques les plus adaptés à leurs besoins. C’est le cas des cartographies collaboratives qui permettent de recenser les initiatives, des documents partagés qui réinventent le traditionnel compte-rendu, des plateformes pour suivre l’évolution d’un projet, où encore d’outils de prise de décision et de vote à distance pour ne garder en Assemblée Générale que les sujets qui nécessitent d’être débattus…

Loin de remplacer l’humain, ils renforcent notre manière de « faire ensemble », pour plus de participation, de transparence et l’horizontalité dans les prises de décision. Autre avantage : donner envie aux personnes extérieures de rejoindre sa structure et de s’impliquer dans son fonctionnement !

Date(s), lieu(x) et horaires

  • Dates et lieu : lundi 15 et mardi 16 octobre 2018 + lundi 19 et mardi 20 novembre 2018 au CS les Amarres à Brest.
  • Horaires : 9h15 à 17h
  • Durée : 4 jours soit 28h

Coûts

Adhérent :
40 € / jour (pour les bénévoles & salariés,soit 160 € la formation de 4 jours.)

Non adhérent :
bénévole : 200 € / salarié : 1000 €

Public concerné

Personnes souhaitant apprendre à utiliser le numérique collaboratif pour l’intégrer dans leurs projets et réunions professionnelles.

Pré recquis

  • Il est demandé aux stagiaires de venir avec un ordinateur portable et de disposer de l’accès à distance à sa boite de courriel professionnelle. L’association Tiriad peut fournir également 3 ordinateurs portables pour le bon déroulement des formations. Merci de contacter clara.canis@centres-sociaux-bretagne.fr si vous êtes dans cette situation.
  • Les stagiaires devront apporter des besoins concrets pour la mise en pratique.
  • La formation ne requiert pas de compétences informatiques particulières. Une utilisation classique de l’ordinateur et d’internet est suffisante.
  • S’inscrire avant le vendredi 23 mars 2018 et venir avec un binôme bénévole-salarié.

Objectifs pédagogiques

  • Etre en capacité d’appréhender le travail en équipe, en réseau via le numérique
  • Savoir manier les enjeux de la thématique : ≪ numérique et coopération ≫
  • Savoir utiliser les outils et méthodologies présentées durant le module, dans ses pratiques au quotidien
  • Etre capable de transmettre ses acquis à son environnement de travail

Programme détaillé

 

JOUR 1 : PANORAMA DES OUTILS WEBS ASSOCIES AUX PRATIQUES PROFESSIONNELLES QUOTIDIENNES

Installation et découverte d’outils pour démarrer le travail collaboratif

Quels outils numériques pour quels usages ?
– Planifier, organiser une réunion
– Co-écriture synchrone/asynchrone, présence/distance
– Le partage de document
– La cartographie partagée
– Organisation, planification du travail à distance
– Animation de groupes, réseaux

Thèmes d’échanges (à poursuivre pendant les 4 jours) : Communication synchrone/asynchrone, présence/distance, savoir gérer et choisir ses outils – outils libre versus outils propriétaires, usages, données personnelles, etc.

Atelier découverte et pratique
– Gérer sa boîte courriel (classement automatique, filtres) et techniques d’animation de listes de discussions
– Les échanges instantanés (framateam/slack) : quels outils pour quels contextes ?
– Et si on conversait à distance : framatalk/appear.in/skype/teamviewer… Où comment rendre plus efficace les temps présentiels, les déplacements, la distance…

De l’utilité de nos boites mails aux autres solutions d’échanges, de partages, de stockage. Comment éviter l’infobésité et organiser ses échanges avec son équipe, ses réseaux ?

Synthèse des éléments
– Ce qui a interpellé les participants autour de ce qui a été dit, fait, ressenti
– Quels besoins d’approfondissements pendant la seconde journée ?

JOUR 2 : S’ORGANISER EN INTERNE POUR ETRE PLUS EFFICACE EN EXTERNE !

(De l’utilité de l’outil numérique pour faciliter la synchronisation interpersonnelle !)

Les outils pour partager, co-élaborer au sein de sa structure
– Stocker, synchroniser ses documents à l’installation de son propre intranet : des Cloud (box, drive, Hubic) à son espace privé de stockage
– Ecrire collaborativement (pads privés/publics et docs partagés)
– Et si caler une date de réunion, partager son agenda n’était plus un problème ?

Des post-its plein le bureau, le frigo, l’agenda… ? Des messages à faire passer à son équipe, des échéances à partager ? Et si on organisait tout ça pour avoir toutes les informations accessibles quand on en a réellement besoin ? Des solutions existent et en plus elles permettent de déculpabiliser et de travailler à plusieurs grâce aux tableaux de bords, de gestions de projets et d’équipes en mode collaboratif (Trello /framaboard/ kanboard)

Les outils pour animer et faire vivre son équipe, son réseau.
– Echanges, de transparence, de gouvernance, de pérennité des organisations

Donner à voir son réseau, ses projets
– La cartographie collaborative pour donner à voir son réseau, ses projets (Umap/framacarte…)

Partage et synchronisation des prises de décisions
– Echanger en équipe, rendre durable ces échanges, favoriser la synchronisation entre membres
– Sonder une équipe, stocker et synchroniser les décisions (loomio/Framavox)
– Quelle image donne-ton de notre organisation ? Comment mobiliser, impliquer de nouveaux participants ?

Synthèse des éléments
– Ce qui a interpellé les participants autour de ce qui a été dit, fait, ressentit.
– Quels besoins d’approfondissements pour les 2 prochaines journées de novembre ?

JOUR 3 : ANIMATION ET COMMUNICATION VERS L’EXTÉRIEUR

L’animation de réunions en présence et à distance
– La préparation des réunions à distance (échanges, ordres du jour)
– Outils de sondages en ligne pour apprendre à se connaitre
– Création de comptes et de questionnaires (type Google form /Framaform)
– Les tableaux de post-its pour continuer vos réunions en présence et à distance

Avec analyse collective des avantages et inconvénients des réunions classiques, définition collective d’une réunion participative type, le rôle de secrétaire : ses frustrations, son pouvoir, trucs et astuces pour utiliser tous ces outils en animation de réunion plus participative.

Trucs et astuces pour faciliter, encourager la coopération

Vous avez dit participer, coopérer ou collaborer ?
– Travaillons collectivement à partir du « mémo du coopérant » aux quelques règles simples pour mobiliser des acteurs, faciliter l’implication de ses collègues, de ses partenaires et pour rendre durables nos projets, etc.
– Temps en collectif et en petits groupes pour retravailler : ce qui s’est dit pendant les 3 premières journées de formation, ce qui s’est passé pour chaque participant dans sa structure
– Manipulation du mind-mapping numérique pour animer, rassembler, partager les contenus de cette après-midi.

Synthèse des éléments
– Ce qui a interpellé les participants autour de ce qui a été dit, fait, ressentit.
– Quels besoins d’approfondissements pour la quatrième journée ?

JOUR 4 : COMMUNICATION ET DIFFUSION EN MODE COLLABORATIF

Organiser et partager sa veille numérique
– La veille numérique (curation, favoris…) : les principes, les outils et trucs et astuces pour s’organiser collectivement
– Les réseaux sociaux pour veiller et diffuser de l’information
– Comment trouver et partager des contenus multi-médias ? Les règles de diffusion.
– Les réglages, les règles d’usages, les trucs et astuces pour une communication efficace.
– Echanges pour faire disparaitre les points de blocage : manipulation, réglages, confidentialité

Régulièrement nous fréquentons les mêmes sites internet, nous en découvrons de nouveaux, nous les stockons dans un navigateur web. Alors que dans le même temps, nos collègues, les membres de nos réseaux en font de même. Collaborer pour organiser sa veille c’est une gestion du temps plus efficiente, des informations à dispositions de tous. C’est aussi une façon de communiquer, de donner une certaine image de sa structure, de son projet vers l’extérieur.

Après-midi coopératif
– Méthodes d’animation participative en contexte de gestion de groupe, de projets, de rencontres.
– Méthodes et outils pour animer, dynamiser, relancer son projet sans numérique ou alors juste un petit peu.
– Temps collectif d’expérimentation méthodologique (accélérateur de projets, etc.)
Travail en groupes sur les acquis de la formation et l’autonomie de chaque participant après la formation
– Construction collective d’une grille de critères personnels pour choisir ses outils numériques
– Retour sur les outils du matin et des trois jours précédents. Temps de manipulation sous forme d’animation participative en fonction des besoins expérimés par les stagiaires.

Synthèse et évaluation de la formation

Louis-Julien de la BOUËRE

Louis-Julien de la BOUËRE

 

Moyens pédagogiques

  • La formation alterne temps de présentation et temps de manipulation tous ensemble ou par petits groupes.
  • Un questionnaire d’usages pour connaître les pratiques de chaque participant.
  • Une prise de note partagée via un pad collectif pour aborder ensemble la transition dans nos pratiques.

Évaluation de la formation

  • Une évaluation des compétences en fin de la formation.
  • Évaluation 1 mois après la formation : questionnaire envoyé au stagiaire et à la structure sur les acquis en situation de travail.